Mit professioneller Moderation raus aus dem Sitzungschaos

professionelle moderationAuftrag zur Moderation

Ein weltweit führendes Unternehmen war schwerwiegenden Veränderungen in den globalen Märkten u.a. in Folge der weltweiten Finanz- und Wirtschaftskrise seit 2009 ausgesetzt. Der Vorstand des Unternehmens hatte eine Initiative zur Vermeidung der sog. „KODAK-Falle“ ins Leben gerufen. Unter der KODAK-Falle versteht man die fatale Fehleinschätzung des über ein Jahrhundert bestehenden Weltmarktführers im Bereich Film- und Fototechnik hinsichtlich der Digitalisierung von entsprechenden Kerntechnologien.

Ähnliche Entwicklungen hatte es seit der Jahrtausendwende z.B. im Bereich mobile Unterhaltung (SONY vs. Apple) oder im Einzelhandel (stationär vs. online) gegeben. Das Senior Management Team (SMT) einer Division des Unternehmens war aufgerufen, Strategien zur Vermeidung der sogenannten „Kodakfalle“ durch Sicherstellung eines nachhaltig erfolgreichen Innovationsklimas zu entwickeln. Alle Beteiligten waren beauftragt, die Arbeitstagung auf der Grundlage einer detaillierten Aufgabenbeschreibung inhaltlich vorzubereiten.

Die besondere Herausforderung:

Das Unternehmen musste einerseits den Konflikt zwischen eher taktischen Operationen zur kurzfristigen Erreichung der Kapitalmarktziele (shareholder value) und der Entwicklung einer langfristigen Erfolgsstrategie lösen. Andererseits waren zusätzlich beeinflussende Faktoren  ständig wechselnde Anforderungen des Vorstandes (Corporate) aus dem Tagesgeschäft, unterjährige Veränderung der Marktbedingungen und sich daraus ableitende Zielvereinbarungen sowie widerstreitende Interessen diverser Stakeholder innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Moderationsaufgabe:

Die Business Navigatoren wurden mit der Moderation eines 2-tägigen Workshops beauftragt, in dem die Mitglieder des SMT eine verbindliche Priorisierung der notwendigen Aufgaben und Aktionen festlegen sollten. Auf dieser Basis sollte ein Aktions- und Zeitplan für die Schlüsselaufgaben des laufenden Jahres nebst aktueller Soll-/Ist-Analyse erstellt werden. Die Ergebnisse sollten dem Vorstandsvorsitzenden im Rahmen eines Global-Leadership-Meetings 2 Tage später präsentiert werden. Tagungssprache war wegen des international zusammengesetzten Teilnehmerkreises Englisch.

Welchen Herausforderungen sich der Moderator beim Auftrag tatsächlich stellen durfte:

Der Plan ist eben nur ein Plan: Sitzungschaos am Tag 1

Am ersten Tag wurde die Sitzung von spontanen externen Einflüssen unter erheblichen Druck gesetzt. Durch die kurzfristige Veränderung der Anforderungen des Vorstandsvorsitzenden über Nacht wurden Arbeitsaufträge für das Meeting sowie die korrespondierenden Vorbereitungen über Nacht obsolet.

In einer aufgeheizten Atmosphäre galt es zunächst:

  1. die Teilnehmer emotional abzuholen
  2. ein sach- und lösungsorientiertes Tagungsklima zu etablieren

Den Teilnehmern wurde zunächst Gelegenheit gegeben, persönliche Befindlichkeiten zu artikulieren und so „Dampf abzulassen“. Im Anschluss wurde in einer kontroversen Diskussion versucht, den neuen geänderten Arbeitsauftrag zu formulieren. Dies stellte sich aufgrund einer erodierten Informationslage, persönlichen Interessenkonflikten der Teilnehmer und einem daraus resultierenden Hang zur Unverbindlichkeit als so schwierig dar, dass zum Ende des ersten Sitzungstages kein Ergebnis formuliert werden konnte. Aufgrund dieser schwierigen externen und internen Einflussfaktoren ging somit die Hälfte der zur Verfügung stehenden Zeit für eine höchst anspruchsvolle Aufgabe verloren.

Warum es sich lohnt einen professionellen Moderator zu engagieren:

Sitzung mit Konzept und Struktur am Tag 2

Um den Zeitverlust des Vortrages zu kompensieren wurde die Agenda für den 2. Tag durch unseren Moderator komplett neu gestaltet. Im Rahmen eines „offenen“ Wortes an die Teilnehmer erhielten die Top Manager des Unternehmens eine klare und unmissverständliche Handlungsanweisung für die Durchführung dieses Sitzungsteiles.

Alle Teilnehmer vereinbarten einen „Code of Conduct“ für die verbleibende Restsitzung mit folgendem Fokus:

  1. Der Arbeitsauftrag für den Tag wurde formuliert und stand nicht mehr zur Diskussion.
  2. Die Form der Sitzung folgt dem Zweck: Diskussion ausschließlich auf der Sachebene & Ziel- und Lösungsorientierung als inhaltlicher Rahmen
  3. Konzentration auf realistische und machbare Maßnahmen

Anschließend wurden der Vormittag kompromisslos zeitlich strukturiert, Arbeitsgruppen gebildet, klare Aufgaben verteilt und Arbeitsmaterial zur Verfügung gestellt.

Durch die eindeutigen Vorgaben und die Verteilung von konkreter Verantwortung für einzelne Themenkomplexe sowie die Bindung aller an die jeweils erzielten Ergebnisse konnten binnen vier Stunden in mehreren Sessions alle erforderlichen Arbeitsergebnisse für die zielführende Vorbereitung des anstehenden Global Leadership Meetings erarbeitet und damit die Vorgaben und Erwartungen des Vorstandsvorsitzenden erfüllt werden. Ohne entsprechende Moderation wäre dies mit Sicherheit nicht gelungen.

Denken rund um’s Rad – Umsetzung mit dem Team Management System (TMS)

Am Nachmittag wurde unter Anwendung des TMS Modells der Arbeitsfunktionen zunächst eine Grundsatzanalyse von Inhalt und Form der Zusammenarbeit durchgeführt.

In einem strukturierten Prozess („Denken rund um’s Rad“) wurden in mehreren Arbeitsgruppen alle erforderlichen Aufgaben für eine erfolgreiche Arbeit identifiziert, Schwerpunkte und besondere Herausforderungen in den Fokus gerückt und „blind spots“ aufgedeckt. Auf der Grundlage einer ersten SWOT-Anlayse wurden Handlungsoptionen für eine kurzfristige Optimierung der Arbeitsabläufe und zur Verbesserung von Führung und Zusammenarbeit abgeleitet. Zur nachhaltigen und systematischen Verbesserung der Arbeitssituation wurde eine Langfriststrategie verabschiedet.

In der finalen Session formulierten die Teilnehmer einen verbindlichen Verhaltenskodex für die Zukunft hinsichtlich Umgang und Zusammenarbeit im Senior Management Team.

Das Ergebnis:

Die Teilnehmer der Sitzung konnten unter normalerweise unmöglichen Sitzungsbedingungen und unter extremem Zeitdruck eine konkrete Strategie und einen Aktionsplan mit eindeutigen Zeithorizonten und Verantwortlichkeiten formulieren. Die Erwartungen des Vorstandsvorsitzenden an das SMT der Division wurden voll und ganz erfüllt. Die mit dem Moderator gemeinsam erarbeitete Methodik gilt heute im Unternehmen weltweit als Best Practice und wird derzeit als Blaupause global eingesetzt.

Die Zusammenarbeit der Führungsmannschaft hat sich nachhaltig und grundlegend zum positiven verändert.

Verfasst von

Die Unternehmensberater und Trainer der Business Navigatoren GmbH betreuen seit 2009 vom Standort Hannover aus Mandate mit Schwerpunkt im Change Management. Neben Unternehmen aus der Finanzdienstleistungsbranche sind unsere Kunden überwiegend mittelständisch geprägte Unternehmen und deren Inhaber u.a. aus den Bereichen Automotive, Tourismus, Einzelhandel, Dienstleistung, Nahrungsmittelzulieferer, Unterhaltungselektronik, Wohnungswirtschaft, Produzierendes Gewerbe und Konsumgüter. Die Business Navigatoren unterstützen ihre Mandanten in den Bereichen Strategische Unternehmensführung, Personal- & Organisationsentwicklung und Marketing auf der Grundlage von mehr als 20 Jahren Erfahrung als Fach- und Führungskräfte bis auf Top Management Niveau in internationalen Konzernen. Sie sind akkreditierte und zertifizierte Trainer und Berater des Team Management Systems (TMS Margerison / McCann)

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