Besprechungsräume sind ja eine Fundgrube an sozio-psychologischen Erkentnissen! Das bunte Treiben in deutschen Konferenzräumen ist manchmal ganz großes Kino, ganz und gar Oskar-verdächtig – wer braucht schon Hollywood, wenn man in deutschen Unternehmen arbeitet?
Besprechungen erfolgreich leiten
Machen Sie sich doch einmal den Spaß und seien Sie 10 Minuten eher als alle anderen im Besprechungsraum.
Halten Sie sich im Hintergrund, nehmen Sie schon einmal unauffällig ganz am Rand des Tisches Platz und lassen das bunte Treiben auf sich wirken. Beobachten Sie einfach das klassische Schauspiel:
Das Intro: Wer zuerst kommt, mahlt zuerst!
Wer betritt zuerst (natürlich nun nach Ihnen!) den Raum? Wer setzt sich an welchen Platz? Gibt es eine bestimmte Sitzordnung? Wird die Sitzordnung nach der Hierarchie im Unternehmen bestimmt? Wo sitzt der Chef, der Chef vom Chef oder gar der Capo di Capi (will heißen der Oberchef)? Noch spannender ist natürlich, wer setzt sich nun von den unteren Chargen wohin, und welches Gehabe zeigen sie dabei?
Die Stars (manchmal in Personalunion, manchmal in sehr verteilten Rollen):
Der Oberchef
Der Chef vom Chef
Der Chef
Die Assistentin (von oben)
Der Sitzungsleiter/Moderator
Der Protokollführer
Der Zeitnehmer
Der Spezialist
Der Entscheider
Die Statisten:Die Alleswisser, auf die aber doch keiner so richtig hören will;
Die, die immer dagegen sind;
Die über jeden Zweifel und auch sonst sehr Erhabenen;
Die Desinteressierten, die eh nur zufällig dabei sind;
Die Kampfhähnchen, die keinen Nebenkriegsschauplatz auslassen;
Die Quasselstrippen, die immer und zu allem was zu sagen haben;
Die Sesamsträßler, die immer noch eine Frage haben; Die großen Schweiger……..
Die Story:
Melodramatisches Katastrophen-B-Roadmovie mit Akzenten aus dem Genre der Daily-Soap;
Ende offen statt Happy End
Wenn Sie es leid sind, solche Meetings zu erleiden, übernehmen Sie doch einmal die Verantwortung für die nächste Besprechung! Beweisen Sie doch einmal, dass es auch anders geht und beherzigen Sie die „Golden Rules“ einer hervorragenden Besprechungskultur:
Keine Sitzung ohne
- Einladung mit konkreter Agenda;
- ein bestimmtes Thema oder konkretes Ziel;
- schriftliche Vorbereitung der Teilnehmer;
- konkretes Resultat im Protokoll.
Jede Sitzung beginnt und endet zum vereinbarten Zeitpunkt.
Zu Beginn der Besprechungen bestimmen Sie Protokollführer und Zeitnehmer.
Auf keinen Fall werden während der Besprechung zugelassen:
- Störungen,
- persönliche Diskussionen
- Nutzung von Handys, Blackberrys etc.
Jedes Thema auf der Agenda endet mit einem konkreten Beschluss und konkreten Aufträgen.
Die Agenda enthält keinen Punkt „Sonstiges, Diverses“ o.ä., da keine Vorbereitung auf unbestimmte Themen möglich ist.
Alle Teilnehmer und sonstigen Beteiligten erhalten zeitnah eine Kopie des Protokolls mit allen Beschlüssen und Arbeitsaufträgen.
Wenn Sie dann noch für die Umsetzung aller Beschlüsse und die Erfüllung aller Aufträge im Protokoll sorgen, ist Ihnen eine Nominierung für den Besprechungs-Oskar sicher! Viel Spass bei Ihren nächsten Besprechungen.