Jeder von uns hat schon einmal an einem Brainstorming teilgenommen und unterschiedliche Erlebnisse mit Blick auf den Erfolg dieser Sitzungen gemacht. Aber was zeichnet eine erfolgreiche Brainstorming Session eigentlich aus? Wie moderiert man eine Brainstorming Session so, dass sie Ergebnisse erzielt?
Gern würden wir jetzt sagen, dass es nur eine Erfolgsformel gibt, aber leider ist es nicht so einfach.
Wenn eine Brainstorming Sitzung gut organisiert ist, können dort einige noch nie gehörte und erdachte Ideen ans Tageslicht kommen. Sollte dies nicht der Fall sein, kann es auch in einem totalen Chaos und Zeitverschwendung für alle Beteiligten enden. Folglich liegt der Schlüssel zum Erfolg in einer organisierten und gut moderierten Brainstorming Session.
Wie fängt man das am Besten an? Alles beginnt Tage, Wochen oder sogar Monate vor der Sitzung mit einem gut durchdachten Plan. Als Moderator dieser Sitzung müssen Sie immer besser vorbereitet sein, als die Teilnehmer der zu moderierenden Gruppe. Was also ist zu tun?
Vorbereitung der Brainstorming Session:
Als der Moderator ist Ihre wichtigste Funktion das große Ganze immer im Blick zu behalten und versiert im Thema zu sein. Die Aufgabe des Moderators ist vergleichbar mit der Aufgabe eines Kochs in einer exquisiten Küche. Er ist Teil des Kochprozesses, aber auch für den generellen Betrieb in der Küche zuständig. Er ist verantwortlich für das Menü, die Zutaten und die Präsentation etc. Als Moderator einer Brainstorming Session sind Sie der Chef.
Kümmern Sie sich zunächst um einen geeigneten Meeting Raum, aberwählen Sie bitte keinen dunklen Kellerraum am Ende des Flures. Das würde niemanden inspirieren. Auf der anderen Seite ist der Park, in dem Kinder spielen, oder das Großraumbüro, in dem ständig Leute ein und ausgehen, auch nicht besonders gut geeignet. Versuchen Sie, etwas in der Mitte mit ausreichend Platz auch für etwas Bewegung beim Denken zu finden. Schließlich wollen Sie ja, dass die Teilnehmer sich wohlfühlen und ihrer Inspiration freien Lauf lassen können. Das heißt auch Handys und andere mögliche Störfaktoren ausschalten.
Jetzt zu den Ergebnissen. Als Moderator sollten Sie die Ziele für die Session parat haben. Spätestens bevor Sie mit der Session anfangen. Sie hoffen drei neue Produktvorschläge als Ergebnis der Session zu haben? Was auch immer Ihr gewünschtes Ziel ist, haben Sie es im Kopf parat bevor die Session losgeht. Nur so können Sie im Rahmen der Session immer wieder abgleichen, ob Sie noch im Rahmen der gewünschten Zielorientierung sind. Das heißt nicht, dass Sie die Kreativität eindämmen wollen, sondern dass Sie sie in Richtung Ziel kanalisieren.
Die richtige Crew:
Genau wie der richtige Mix von Milch, Butter, Sahne und Gewürzen eine einfache leckere Sauce kreieren kann, so ist es auch bei den Teilnehmern für die Brainstorming Session. Der Trick ist, die Zutaten miteinander zum richtigen Zeitpunkt zu vermischen. Ja, manchmal gehört auch ein wenig Glück bei der Auswahl dazu. Aber besser bei der Auswahl der Teilnehmer ein wenig genauer sein, als sich komplett seinem Schicksal zu ergeben.
Wichtig: Schüchterne Kollegen, die lieber E-Mails schreiben, werden keinen großen Anteil an der Diskussion haben, während sehr extrovertierte Kandidaten die gesamte Gruppe überstrahlen und in eine bestimmte Richtung leiten können.
Stellen Sie ein Team zusammen, bei dem möglichst viele Perspektiven zu einem Thema beleuchtet werden können: z.B. Marketing und Controlling. Sie betrachten die Themen aus völlig anderen Blickrichtungen, vielleicht sogar kontrovers und genau das ist hier ja gewünscht.
Eine Menge Vorbereitung ist also erforderlich, bevor es zur eigentlichen Moderation kommt. Jetzt dürften alle für das Meeting abgeholt sein, allerdings keine Chance für den Moderator sich entspannt zurückzulehnen. Es ist Ihr Job, die Diskussion am Laufen zu halten Ideen weiterzuverfolgen und gleichzeitig die Gespräche zu führen (aber nicht als Meinungsbildner), so daß Sie beim Thema bleiben bzw. dahin zurückkehren. D.h. Sie haben alle Hände voll zu tun.
Die Brainstorming Session:
Bevor die ersten Ideen auf den Tisch kommen, sollten noch ein paar Regeln kommuniziert werden, um einen ungestörten Ideenfluss sicherzustellen.
- Erinnern Sie an das Ziel bzw. Thema des heutigen Brainstormings.
- Es gibt kein „Nein“ und „Aber“, sondern nur „Ja, und …“! Wertungen von Ideen müssen draußen bleiben. Jede Idee wird notiert und nicht bewertet. Nur wenn jemand kommt komplett den roten Faden hinsichtlich Thema und Ziel verliert, führt der Moderator (und nur der!) wieder auf den richtigen Weg zurück.
- Zeit – ein sehr entscheidender Faktor in der Brainstorming Session. Auch wenn die Gedanken frei fließen sollen, möchten Sie die Diskussion wahrscheinlich nicht ohne Ende führen. Auf Basis des Themenrahmens und der Zielsetzung Ihrer Sitzung kann der Zeitrahmen variieren. Sie sollten jedoch möglichst unter 2 Stunden bleiben, um die kreativen Denkprozesse frisch zu halten. Wenn nötig, teilen Sie sie in eine Vormittags- und Nachmittagssitzung auf, um dem Team und dem Moderator zwischendurch eine schöpferische Pause zu gönnen.
Zwei Phasen-Modell im Brainstorming:
1. Sammel-Phase: Sammeln von allen Beiträgen, die einem zu dem genannten Begriff / Thema einfallen: Farben, Größen, Prozesse, Meinungen, Ideen – hier ist jeder Beitrag wichtig und wertvoll.
2. Intensiv-Phase: Wenn Themen anfangen sich zu verdichten bzw. öfter genannt werden, kann man dort tiefer einsteigen und die Beiträge clustern und gruppieren. Die gefallenen Oberbegriffe werden so zu den Kernthemen Ihrer Session. Das können entweder die meist genannten Beiträge, aber auch die von allen Teilnehmern bevorzugten sein.
Empfehlungen: Legen Sie für jede Phase einen konkreten Zeitrahmen fest und nutzen Sie einen akustischen Timer zur Erinnerung im Eifer des Gefechts. Verpflichten Sie auch von Anfang an einen Teilnehmer zur Dokumentation des Brainstormings, da moderieren und dokumentieren gleichzeitig den Flow aufhalten kann. So haben Sie Ihren Kopf frei für die Moderation der Runde.
Wichtig für die Dokumenation: Halten Sie auf jeden Fall alle Gedanken schriftlich fest. Auf dem whiteboard oder Flipchart, mit einer App oder in einem Mind Mapping-Programm. Hauptsache Sie dokumentieren wirklich alle Gedanken. Die Dokumentation hilft Ihnen nicht nur, die Gedanken hinterher zu sortieren, sie kann je nach Thema später auch als Grundlage für einen Aktionsplan dienen.
Die Ziellinie:
Das Flipchart ist voller Ideen, einige schon kategorisiert bzw. andere aussortiert? Die Teilnehmer sind ein wenig müde, aber trotzdem motiviert? Haben Sie Ihr Ziel, das Sie sich für die Brainstorming Session vorgenommen haben, erreicht? Fassen Sie für die Teilnehmer das Erreichte noch einmal zusammen:
- Was wurde diskutiert?
- Welche Ideen wurden durch die Gruppe priorisiert oder favorisiert?
- Gab es wichtige Anmerkungen der Gruppe zu den genannten Ideen?
- Konnten konkrete Aktionspunkte mit Verantwortlichkeiten und Zeithorizonten festgehalten werden?
Als Moderator einer Brainstorming Session geht es genau um zwei Dinge: Führung und Zusammenspiel. Wenn Sie die genannten Tipps beherzigen, sind Sie gut gerüstet für Ihre nächste Brainstorming Session.
Sie möchten doch lieber auf einen professionellen Moderator zurückgreifen oder sich von uns persönlich fit machen lassen? Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf.