Change Prozess beschleunigen mit dem Team Management System
Im Zuge der erforderlichen Restrukturierung und Neuorganisation eines mittelständischen Unternehmens sollten die Arbeitsabläufe und Prozesse angepasst, der Teamspirit signifkant gestärkt und eine neue positive Unternehmenskultur insbesondere hinsichtlich Führung und Zusammenarbeit etabliert werden.
Wir wurden mit der Konzeption und Implementierung eines integrierten Programms zur Reorganisation des Unternehmens und Entwicklung einer vertrauensvollen am Team orientierten Unternehmenskultur beauftragt.
Change Prozess Fahrplan
Mit dem Team Management System (TMS) nach Dr. Charles Margerison und Dr. Dick McCann stand ein ganzheitliches Instrumentarium zur systemischen Organisations- und Personalentwicklung mit verschiedenen Modellen und Methoden zur Verfügung, das von uns individuell auf die spezielle Situation des Auftraggebers angepasst wurde.
Um einen möglichst hohen Umsetzungsgrad in der Praxis zu erreichen, sollten alle Maßnahmen direkten Bezug zur konkreten Arbeitsrealität der Mitarbeiter des Auftraggebers haben, um auf unnnötige zusätzliche Transferleistungen am Arbeitsplatz verzichten zu können.
Das Modell für Hochleistungsteams beschreibt einen grundlegenden Prozess zur Entwicklung von Organisationseinheiten und stellt die richtigen Fragen, um einen strukturierten Prozess in Gang zu setzen.
Mit der Team Management System – Work Suite können insbesondere die ersten drei Phasen der weithin bekannte „Teamuhr“ nach Bruce Tuckmann
- Forming,
- Storming,
- Norming,
- Performing,
- Adjourning
in der Praxis signifikant verkürzt werden.
Das Konzept zur Beschleunigung des Change Prozesses
Auf dieser Grundlage haben wir ein Konzept mit einer Gesamtdauer von 18 Monaten und folgenden Bestandteilen entworfen:
1. Kick-off Workshop (ca. 4 Std.)
In einer ersten Veranstaltung wurden alle Mitarbeiter über die Inhalte und den Verlauf der geplanten Maßnahmen informiert, Methoden, Instrumente und wissenschaftliche Hintergründe erläutert und alle offenen Fragen beantwortet.
2. Team Management Workshop – Modell der Arbeitsfunktionen (1 Tag)
Mit dem Modell der Arbeitsfunktionen wurden in mehreren Arbeitsgruppen und in einem strukturierten Prozess („Denken rund um’s Rad“) für das Unternehmen im Ganzen und für jede Abteilung alle notwendigen Arbeitsbereiche benannt, die bestehenden Prozesse beschrieben, Schwerpunkte und besondere Herausforderungen in den Fokus gerückt und „blind spots“ vermieden.
In einem zweiten Schritt wurde eine Analyse durchgeführt, in welchen Bereichen und Funktionen Verbesserungspotenzial bestand und mit welchem Aufwand dies realisiert werden konnte. Abschließend entwickelten die Teilnehmer für jeden Bereich einen konkreten Handlungsplan mit eindeutigen Verantwortlichkeiten und Zeithorizonten.
3. Team Management Workshop – Persönliche Arbeitspräferenzen
Zur Vorbereitung auf den dritten Workshop nach Ablauf von ca. 6 Wochen wurde für jeden Mitarbeiter ein Team Management Profil erstellt, mit dem eine wertschätzende Rückmeldung zur jeweils bevorzugten Vorgehensweise im Rahmen der
- Interaktion und Kommunikation mit anderen
- Entscheidungsfindung
- Verarbeitung von Informationen
- Arbeitsorganisation
erfolgte.
Auf dieser Basis wurde ein Teamstatus zur Verteilung der Haupt- und Nebenpräferenzen im gesamten Unternehmen und heruntergebrochen auf einzelne Teams erstellt. Im Abgleich mit den Ergebnissen aus dem vorhergehenden Workshop konnte ein Abgleich von Ressourcen und zu erledigenden Aufgaben erfolgen.
In mehreren Gruppen konnten die Teilnehmer Handlungsoptionen ableiten, um die anfallende Arbeit mit den zur Verfügungs stehenden Ressourcen noch produktiver zu organisieren und insgesamt eine deutlich höhere Arbeitszufriedenheit bei der Belegschaft zu erreichen.
Durch diese Form der „sich selbst regulierenden Organisation“ wurden alle Mitarbeiter verantwortlich in den Restrukturierungsprozess eingebunden und für den Erfolg sozusagen „haftbar“ gemacht.
4. Team Management Training – Linking Skills für Führungskräfte (1 Tag)
Um die Führungskräfte des Unternehmens im Rahmen des Change Prozesses für die veränderten Anforderungen an die Führung und Zusammenarbeit im Unternehmen zu qualifizieren, wurde ein Führungskräfte-Training zu den grundlegenden Führungsfähigkeiten mit dem Linking Skills Modell durchgeführt.
In Ergänzung der bisherigen Workshops und unter Verwendung der dort gewonnenen Erkenntnisse erhielten die Teilnehmer ein korrespondierendes Instrumentarium für:
- die Arbeitsorganisation (Linking Tasks),
- den Ressourcen-Einsatz (Linking People)
- und die Entwicklung von motivierenden Strategien (Linking Leadership).
Mit diesem Modul vollendet sich der integrierte Ansatz mit dem Team Management System, in dem alle Einzelmodule in einen konkreten Zusammenhang gestellt werden und wie die Zahnräder eines Schweizer Uhrwerks ineinandergreifen. Mit einem Linking Skills Profil hat die Führungskraft zudem ein Instrument an der Hand sich regelmäßig ein 360 Grad Feedback einzuholen. Auf diesem Weg ist es möglich die Fortschritte der Führungs-Crew messbar zu machen.
5. Begleitendes Programm zur Führungskräfteentwicklung
Alle Führungskräfte nahmen für die Dauer von 12 Monaten an 6 Workshops und Coachingsitzungen im Abstand von ca. 2 Monaten teil in dem weitere Methoden und Instrumente u.a. zu folgenden Themen vermittelt wurden und Gelegenheit zum Austausch von aktuellen Praxisfällen gegeben wurde:
- Strategisches Management
- Ziele setzen und vereinbaren
- Kommunikation und Gesprächsführung
- Motivationstechnik
- Entscheidungen treffen und durchsetzen
6. Begleitendes Coaching des Unternehmensinhabers
Das Gesamtprogramm wurde schließlich abgerundet durch ein 12-monatiges Unternehmercoaching, mit dem der Geschäftsführer des Unternehmens dabei unterstützt wurde, sich auf die veränderten Rahmenbedingungen und Organisationsstrukturen mental und operativ einzustellen.
Das Ergebnis dieses Change Prozesses:
Über die Dauer von 18 Monaten wurde das Unternehmen mit der Team Management System Work Suite strategisch neu ausgerichtet und im Rahmen einer „selbstregulierenden Organisation“ restrukturiert. Die Etablierung einer neuen, auf Vertrauen basierenden Unternehmenskultur wurde initiiert und neue Produktions- / Innovationsprozesse eingerichtet.