Simplicity im Entscheidungsprozess mit TMS

Einfacher Prozess für den abgesicherten Entscheidungsweg.

Die richtigen Entscheidungen oder überhaupt Entscheidungen zu treffen, fällt vielen Menschen sehr schwer. Nicht nur in schwierigen Situationen. Insbesondere Manager hoffen manchmal auf die sichere Erkenntis, dass sich rund 50% aller Angelegenheiten von selbst erledigen! Leider weiss man vorher nie welche 50% …!

 

Die Gründe für dieses Verhalten sind vielfältig, in Managementkreisen überwiegt häufig die Angst, mit schlechten oder falschen Entscheidungen die persönliche Karriere zu beschädigen. Hinzu kommt die Angst, Entscheidungen auf Basis nicht ausreichender Informationen zu treffen oder eventuelle Konsequenzen nicht voll zu überblicken. Schließlich fehlt vielen ein einfacher und strukturierter Prozess, um Entscheidungen erfolgreich zu treffen.

Hilfe bei der Entscheidungsfindung

Mit dem Team Management System (nach Margerison/McCann) und dem Modell der Arbeitsfunktionen stellen wir eine einfache Struktur für Entscheidungsprozesse zur Verfügung: „Denken rund um’s Rad“ strukturiert den Denkprozess, stellt die richtigen Fragen und integriert ein praktisches Qualitätsmanagement und Controllingsystem. Es gewährleistet eine 360° Betrachtung aller entscheidungsrelevanten Aspekte und verhindert ein „Vergessen“ wichtiger Faktoren.

Die 8 Schritte im Rahmen des Entscheidungsprozesses:

1. Informationen sammeln – beraten

Im ersten Schritt erfolgt mit der Zieldefinition die Initialzündung der Entscheidungsprozesse. Das „Sesamstraßen-Prinzip“ ermöglicht eine erste Bestandsaufnahme:

• Warum soll überhaupt eine Entscheidung getroffen werden?
• Warum bin ich die richtige Entscheidungsinstanz? (Kompetenzen, Entscheidungsrahmen etc.)
• Was soll sich mit der Entscheidung verändern? Welche Ziele sollen erreicht werden? Mit welchen Konsequenzen muss ich rechnen?
• Wann ist der richtige Zeitpunkt?
• Wer ist beteiligt und muss eingebunden werden.
• …?
• Alle relevanten Faktoren, Aspekte und Informationsquellen sind zu identifizieren und zu berücksichtigen.

2. Konzeptideen entwickeln – innovieren

In dieser Phase erfolgt das Design des Entscheidungsprozesses an sich:

• Welche Innovations-& Kreativtechniken, Formate und Instrumente dienen dem Erzielen des Wunschergebnisses?
• Welche Vorgehensweisen bieten sich an?
• Welche Szenarien sind denkbar?

3. Mehrheiten finden – promoten

Alle Entscheidungsprozesse müssen von anderen Beteiligten unterstützt, Betroffene müssen informiert werden. Die Entwicklung eines zielführenden Kommunikationskonzeptes nicht nur bei unpopulären Entscheidungen ist der Schlüssel zum Erfolg des Entscheidungsprozesses an sich und der späteren Umsetzung:

• Mit einer Stakeholderanalyse identifizieren Sie alle relevanten Personen und Interessengruppen mit ihren Bedürfnissen und Bedenken.
• Das Komunikationskonzept definiert Inhalte, Kanäle und Tonalität für die notwendige Überzeugungsarbeit.

4. Machbarkeit prüfen – entwickeln

• Jede Entscheidung ist erst der Beginn der Geschichte. An dieser Stelle prüfen Sie die grundsätzliche Realisierbarkeit mit den zur Verfügung stehenden Mitteln und Ressourcen innerhalb des zur Verfügung stehenden Zeitrahmens.
• Ein erstes Qualitätsmanagement und Erfolgscontrolling zeigt Ihnen die Schwachstellen im Entscheidungsprozess bzw. der praktischen Umsetzung auf. Hier gilt es im Zweifel, weitere Informationen einzuholen, Konzepte anzupassen oder die Kommunikationsstrategie zu optimieren.

5. Umsetzung organisieren – organisieren

• Sofern mehrere Personen am Entscheidungsprozess beteiligt sind, müssen Rahmenbedingungen hinsichtlich Format, Zeit und Ort geschaffen und Teilnahmer eingeladen und mit den erforderlichen Informationen versorgt werden.

6. Umsetzen – Entscheidung treffen & Ergebnisse realisieren

An dieser Stelle gilt es schließlich, die Entscheidungsprozesse einfach zu treffen sowie Zeithorizonte, den Erfolgsmaßstab und ggf. KPIs (messbare Erfolgsindikatoren) festzulegen. Oft vergessen wird die Erfolgskontrolle für die Entscheidungsprozesse, denn diese sind nur vordergründig mit der Entscheidung selbst beendet. Während und am Ende des folgenden Umsetzungsprozesses ist die Qualität der Entscheidungsprozesse hinsichtlich Effektivität, Effizienz und Klima zu überprüfen und ein Soll-Ist-Abgleich vorzunehmen.

7. Erfolg lässt sich auch bei Entscheidungen in dreierlei Hinsicht messen:

a.) Effektivität (Qualität des Ergebnisses)

• Welches Ziel soll mit der Entscheidung erreicht werden?
• Welche Erwartungen des Vorgesetzten sollen/müssen erfüllt werden.
• Welche Auswirkungen ergeben sich in wirtschaftlicher, qualitativer oder personeller Hinsicht ?
• Welche Konsequenzen ergeben sich, wenn ich keine Entscheidung treffe?

b.) Effizienz (Ressourceneinsatz)

• Wie lange dauert der Entscheidungsprozess und seine Umsetzung?
• Welche Ressourcen werden für den Entscheidungsprozess benötigt
• Wer ist beteiligt oder muss eingebunden werden?

c.) Klima (Atmosphäre)

• Sind Führung und Zusammenarbeit durch persönliche Befindlichkeiten, verletzte Eitelkeiten oder verlorene Besitzstände belastet?
• Sorgte die Entscheidung für klarere Verhältnisse und größeres Vertrauen oder eher für das Gegenteil?
• War bzw. ist die interne und externe Kommunikation offen und sachorientiert? Konnten positive oder negative Entwicklungen festgestellt werden?

8. Entscheidungsprozesse standardisieren

Auf der Grundlage der Ergebnisse der Erfolgskontrolle schließlich können Handlungsoptionen zur Verbesserung der Entscheidungsprozesse abgeleitet werden. Positive Faktoren können folglich kultiviert und Optimierungspotenziale gehoben werden.

Zur Vermeidung potenziell negativer Aspekte in den einzelnen Kategorien treffen viele Manager lieber keine als eine falsche Entscheidung! Die Erfahrung zeigt jedoch, dass selbst eine schlechte oder falsche Entscheidung in jedem Falle besser als gar keine Entscheidung ist.

Insgesamt stellt das Team Management System mit dem Modell der Arbeitsfunktionen ein einfaches, schnell zu verstehendes und hoch effizientes Instrument zur Strukturierung der täglichen Entscheidungsprozesse dar. Warum es also nicht nutzen?